Komunikasi yang baik jadi salah satu kunci penting dalam berbisnis, ek yokk sist...:)

MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

Pengertian Komunikasi Bisnis

Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications : Principles and Methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan duat orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal.

Di dalam dunia praktis, Anda juga mengenal komunikasi antarpribadi (interpersonal communications) dan komunikasi lintas budaya (intercultural/cross-cultural communications), selain komunikasi bisnis (business communication).

Perbedaan Antara Komunikasi Antarpribadi dan Komunikasi Bisnis
Uraian	Komunikasi Antarpribadi	Komunikasi Bisnis
·       Orientasi/tujuan	Kepentingan pribadi	Kepentingan bisnis
·       Pokok bahasan	Masalah pribadi	Masalah bisnis
·       Bahasa yang digunakan	Informal, bahasa campuran	Formal, baku
·       Format penulisan	Tidak standar, fleksibel	Standar
·       Gaya penulisan	Tidak standar	Standar
·       Kertas surat yang digunakan	Tanpa kop surat	Dengan kop surat
·       Stempel/cap	Tanpa stempel	Dengan stempel
·       Contoh	Surat keluarga	Surat bisnis

Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih fleksibel dan informal.Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal.Sedangkan komunikasi bisnis nadalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.

Bentuk Dasar Komunikasi

Pada dasarnya, ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal.

a.        Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, sesorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan. Umumnya untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Namun pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan secara tertulis.

Orang-orang yang terlibat dalam bisnis cenderung lebih suka memperoleh informasi dairpada menyampaikan informasi. Untuk melakukan itu, mereka memerlukan keterampilan mendengarkan (listening) dan membaca (reading) yang baik. Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, keduanya memerlukan pendekatan yang serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi. Langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana yang tidak penting. Suatu pendekatan yang dilakukan adalah mencari ide pokok (main idea) dan ide-ide pendukung (supporting idea) secara rinci.

b.        Komunikasi Nonverbal

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal (nonverbal communication). Sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerak-gerak tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat berkomunikasi dengan orang lain.Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang. Bentuk komunikasi non verbal adalah bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, simbol-simbol, pakaian seragam, warna, dan intonasi suara.Bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur, sehingga membuat komunikasi non verbal sulit untuk dipelajari.  Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Salah satu keunggulan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima, karena sifatnya yang efisien.

Meskipun dapat berdiri sendiri, komunikasi nonverbal sering kali berkaitan dengan ucapan (lisan). Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Lebih lanjut, seseorang akan dapat menafsirkan maksud dan sikap mereka secara lebih akurat dan lebih tepat. Menurut Thill dan Bovee dalam Excellence in Business Communications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu :

§  Memberikan informasi

§  Mengatur alur suatu percakapan

§  Mengekspresikan emosi

§  Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal

§  Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

§  Mempermudah tugas-tugas khusus

Proses Komunikasi

Sebagai suatu prises, komunikasi mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan (kontradiktif), yang sama (selaras, serasi), serta meliputi proses menulis, mendengarkan, dan mempertukarkan informasi.Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communication Today, 6e, proses komunikasi terdiri dari enam tahap, yaitu :

1.             Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan

Sebelum melakukan komunikasi, syarat utamanya adalah ide/gagasan yang akan disampaikan ke pihak lain. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas di hadapan kita.

2.             Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

Ide yang berbentuk abstrak harus diubah ke dalama bentuk pesan-pesan agar dapat dimengerti oleh audiens. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memerhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud, audiens, gaya personal, dan latar belakang budaya.

3.             Pengirim menyampaikan pesan

Pesan tidak dapt dipahami oleh audiens jika pesan tersebut tidak disampaikan melalui saluran informasi dan media.

4.             Penerima menerima pesan

Komunikasi akan terjadi jika ada yang mengirim pesan dan juga ada yang menerima pesan tersebut.

5.             Penerima menafsirkan pesan

Penafsiran suatu pesan secara benar terjadi jika penerima memahami pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.

6.             Penerima memberikan tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

Umpan balik merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan.

Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi

Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat masalah utama yang mencakup antara lain :

1.             Masalah dalam pengembangan pesan

a.         Keraguan isi pesan

b.        Asing dengan situasi yang ada

c.         Pertentangan emosi

d.        Sulit mengekspresikan ide

2.             Masalah dalam menyampaikan pesan

Masalah yang paling jelas di sini adalah faktor fisik untuk berkomunikasi dan apabila pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda.

3.             Masalah dalam menerima pesan

a.         Adanya persaingan antara penglihatan dan suara

b.        Kursi yang tidak nyaman

c.         Lampu kurang terang

d.        Kondisi lain yang mengganggu konsentrasi audiens

4.             Masalah dalam menafsirkan pesan

a.         Perbedaan latar belakang

Kemampuan untuk menyerap informasi bergantung pada pengalaman masa lalu dan biasanya berlangsung lama. Pengalaman hidup penerima yang berbeda dengan pengirim pesan, komunikasi akan menjadi sulit.

b.         Perbedaan penafsiran

Terkadang terjadi karena majemuknya latar belakang budaya yang ada dan bahasa yang menggunakan kata-kata sebagai simbol untuk menggambarkan suatu kenyataan.

c.         Perbedaan reaksi emosional

Suatu pesan akan jelas jika dilihat dalam satu kondisi namun dapat membingungkan dalam situasi yang berbeda. Setiap pesan setidaknya mencakup dua hal : (1) dalam artian “isi” (content) yang berkaitan dengan subjek suatu pesan; dan (2) dalam artian “hubungan” (relationship) yang memberikan sifat suatu interaksi antara pengirim dan penerima suatu pesan.

Bagaimana Memperbaiki Komunikasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, yaitu :

v   Persepsi

Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan yang akan disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak.

v   Ketepatan

Seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka.Jika diabaikan, yang muncul adalah kesalahan komunikasi (miscommunication).

v   Kredibiltas

Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa substansi pesan yang ingin disampaikan kedapa pihak lain benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

v   Keharmonisan

Komunikator yang baik tentu akan dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan tujuannya tercapai.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut.

1.        Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati

2.        Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3.        Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan

BAB II

KOMUNIKASI ANTARPRIBADI

Pengertian Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat atau organisais, dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berdasarkan pengertian tersebut, paling tidak ada empat hal yang perlu diperhatikan, antara lain :

1.             Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih

2.             Menggunakan media tertentu

3.             Bahasa yang digunakan bersifat informal

4.             Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal

Tujuan Komunikasi Antarpribadi

Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam komunikasi antarpribadi, antara lain :

1.             Menyampaikan informasi – agar orang lain mengetahui sesuatu.

2.             Berbagi pengalaman – mengenai hal yang menyenangkan maupun yang menyusahkan.

3.             Menumbuhkan simpati – sebagai sauatu sikap yang ditujukkan oleh seseorang yang muncul dari lubuk hati yang paling dalam untuk ikut merasakan bagaimana beban deirta.

4.             Melakukan kerja sama – melakukan kerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

5.             Menceritakan kekecewaan atau kekesalan – tujuannya untuk mengurangi beban pikiran dan juga alternatif solusi atas masalah yang dihadapi.

6.             Menumbuhkan motivasi–memotivasi orang lain untuk berbuat lebih baik dan positif.

Gaya Kepemimpinan

Gaya kepemimpinan adalah suatu cara bagaimana seorang pemimpin mempengaruhi, mengarahkan, memotivasi, dan mengendalikan karyawan dengan cara-cara tertentu, sehingga bawahan dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya secara efektif dan efisien.

Adapun beberapa teori gaya kepemimpinan adalah antara lain :

a.             Teori X dan Y

Dikenalkan oleh Douglas McGregor, yang didasarkan pada berbagai asumsi tentang para karyawan dan bagaimana memotivasi mereka. Asumsi yang dikembangkan dalam Teori X pada dasarnya cenderung negatif dan gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam suatu organisasi adalah gaya kepemimpinan petunjuk (directive leadership style). Sementara itu, asumsi yang dikembangkan dalam Teori Y cenderung positif dan gaya kepemimpinan yang diterapkannya adalah gaya kepemimpinan partisipatif (participative leadership style).

Ringkasnya, dalam Teori X dan Y berusaha mengungkapkan bagaimana perilaku karyawan dalam bekerja sekaligus bagaimana gaya kepemimpinan yang dapat diterapkan dalam situasi lingkungan kerja yang berbeda.

b.             Empat Gaya Kepemimpinan

Menurut Ludlow dan Panton, terdapat empat gaya kepemimpinan (leadershi style) yang dapat diterapkan dalam situasi dan kondisi yang berbeda, antara lain :

Ø Pengarahan (Directing)

Tepat digunakan pada situasi dan kondisi di mana para karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam menjalankan suatu tugas tertentu.

Ø Pembekalan (Coaching)

Tepat digunakan pada situasi dan kondisi di mana para karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Ø Dukungan (Support)

Tepat digunakan pada situasi dan kondisi di mana para karyawan telah mengenal teknik-teknik yang dituntut dan telah mengembangkan hubungan yang baik dengan seorang manajer.

Ø Pendelegasian (Delegating)

Tepat digunakan pada situasi dan kondisi di mana para karyawan telah memahami dengan baik tugas-tugas dan pekerjaan yang harus diselesaikan, sehingga mereka layak untuk menerima pendelegasian tugas dari seorang manager.

c.              Gaya Kepemimpinan Situasional

Menurut Harsey dan Blanchard, gaya kepemimpinan situasional adalah gaya kepemimpinan dalam suatu situasi dapat diterapkan pada saat itu, tetapi jika berubah dapat juga dirubah untuk diterapkan saat itu juga. Ada tiga kemampuan penting yang perlu diperhatikan dalam menerapkan kepemimpinan situasional tersebut, antara lain :

Ø Keterampilan Analitis (Analytical Skills)

Merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer dalam melakukan evaluasi atau penilaian kinerja bawahan dalam melaksanakan pekerjaan mereka.

Ø Keterampilan Fleksibilitas (Flexibility Skills)

Merupakan keterampilan yang harus dimiliki seorang manajer dalam menerapkan gaya kepemimpinan dalam situasi dand kondisi yang tepat berdasarkan hasil analisis yang tepat pula.

Ø Keterampilan Komunikasi (Communication Skills)

Merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer untuk menyampaikan idenya kepada bawahan, termasuk bagaiman ia harus menjelaskan perubahan gaya kepemimpinannya kepada bawahannya.

d.             Kepemimpinan Inti

Menurut Hellriegel dan Slocum, seorang manajer yang dinamis harus memiliki lima kemampuan yang dikenal sebagai keahlian kepemimpinan inti (core leadership skills) yaitu :

Ø Pemberdayaan (Empowerment)

Merupakan kemampuan seorang manajer untuk berbagi pengaruh dan kendali (control) dengan para karyawannya sehingga dapat memberdayakan karyawannya untuk terlibat secara langsung dalam suatu proses pengambilan keputusan bagi pencapaian tujuan suatu organisasi.

Ø Intuisi (Intuition)

Menurut Griffin (2002), intuisi adalah keyakinan bawaan dalam diri seseorang mengenai sesuatu tanpa pertimbangan sadar. Kemampuan ini lebih didasarkan pada pengalaman dan praktik selama bertahun-tahun dalam membuat keputusan di dalam situasi serupa.

Ø Pemahaman Diri (Self-Understanding)

Adalah kemampuan untuk mengenal diri sendiri, baik kekuatan maupun kelemahannya.

Ø Visi (Vision)

Adalah kemampuan untuk berimajianasi pada situasi yang berbeda dan situasi yang lebih baik dengan cara bagaimana mencapainya.

Ø Kesesuaian Nilai (Value Congruence)

Adalah kemampuan memahami dan memadukan prinsip-prinsip organisasi dengan nilai-nilai karyawan.

Kebutuhan Manusia

Beberapa teori yang mencoba untuk mengupas secara tuntas fenomena tentang aneka kebutuhan hidup manusia yaitu :

a.             Teori Hierarki Kebutuhan (Hierarchy of Needs Theory)

Dikemukan oleh Abraham Maslow, yang menyatakan bahwa manusia pada dasarnya memiliki lima kebutuhan yang bertingkat-tingkat mulai dari kebutuhan yang paling dasar sampai pada kebutuhan aktualisasi diri.

Ø Kebutuhan Fisiologis (Physiological Needs)

Adalah kebutuhan tingkat pertama dan utama bagi mempertahankan hidup dan kehidupan manusia (survival)

Ø Kebutuhan Keamanan (Safety Needs)

Adalah kebutuhan atas rasa aman dan nyaman.

Ø Kebutuhan Sosial (Social Neeeds)

Adalah bagaimana seseorang berinteraksi dengan orang lain di dalam suatu kehidupan bermasyarakat.

Ø Kebutuhan Status (Status Needs)

Berkaitan dengan pengakuan, penghargaan, kedudukan dan tingkatan sosial di masyarakat.

Ø Kebutuhan Aktualisasi Diri (Self-Actualizations Needs)

Adalah bagaimana seseorang mampu mengaktualisasikan dirinya dalam berbagai kegiatan yang mampu menumbuhkan suatu kreativitas, inovasi baru, maupun mampu menunjukkan sikap kearifan dan kebijaksanaan dalam mengambil suatu keputusan penting dalam organisasi.

b.             Teori Dua Faktor/Motivasi Kesehatan (Two-Factor/Motivation Hygiene Theory)

Dikemukakan oleh Frederick Herzberg yang mengemukakan bahwa dalam menunaikan tugasnya, karyawan dipengaruhi oleh dua faktor, yaitu faktor dissatisfiers/hygiene yaitu faktor yang mempertahankan/menjaga tingkat motivasi kerja karyawan jika faktor tersebut diberikan secara tepat dan faktor motivator yaitu faktor yang dapat memberikan dorongan atau motivasi kerja bagi para karyawannya.

Mendengar sebagai Keahlian Antarpribadi

Dalam komunikasi antarpribadi, kegiatan mendengarkan (menyimak) suatu percakapan dengan orang lain merupakan bagian penting dalam memahami suatu pesan yang disampaikan oleh orang lain. Dalam hal ini, istilah mendengarkan (listening) bukanlah kegiatan yang statis tetapi dinamis, yaitu merupakan kegiatan mendengar secara aktif percakapan dengan orang lain yang dituntut adanya konsentrasi secara penuh dan tidak terpengaruh oleh faktor-faktor pengganggu dalam suatu percakapan tersebut.

Peraga di bawah menggambarkan bagaiman mendengar dengan aktif melalui pikiran, emosi dan bahasa tubuh.

 

Menurut Lehman, Himstreet, dan Baty, kebanyakan para manajer dalam setiap harinya menghabiskan waktu kerjanya untuk mendengarkan (listening) dan berbicara (speaking) dengan para supervisor, karyawan, pelanggan, dan berbagai asosiasi bisnis. Mendengarkan menjadi begitu penting sebagaimana berbicara atau berpidato di hadapan audiens. Kebiasaan sebagai pendengar yang efektif akan menghasilkan beberapa hal yang positif, antara lain :

v   Pendengar yang baik akan disukai orang lain karena mereka dapat memuaskan kebutuhan dasar manusia untuk didengarkan.

v   Kinerja/prestasi kerja karyawan meningkat ketika pesan yang diterima tersebut dapat dimengerti dengan baik.

v   Feedback yang akurat dari karyawan akan berdampak psotif bagi prestasi kerjanya.

v   Manajer dan karyawan akan terhindar dari kesalahpahaman dari penyampaian pesan.

v   Akan dapat memisahkan mana yang fakta dan mana yang gosip.

v   Akan cenderung membuka ide-ide baru dari pihak lain yang mendorong kreativitas.

v   Akan menghasilkan prestasi kerja yang baik dan peningkatan kepuasan kerja.

v   Kepuasan kerja menungkat karena mereka tahu apa yang terjadi, kapan mereka mendengar, dan kapan mereka berpartisipasi di dalamnya yang tumbuh komunikasi yang baik.

Mengingat betapa pentingnya kebiasaan mendengarkan yang baik, maka ada beberapa saran agar dalam kegiatan mendengarkan busa berlangsung secara efektif, antara lain :

v   Perhatikan dengan baik siapa yang berbicara tersebut, mulai dari gerakannya, kontak mata, nada suaranya, dan ekspresi wajahnya. Perhatian Anda tersebut akan dapat membantu pemahaman terhadap apa yang dimaksudkan tersebut.

v   Beri umpan balik (feedback), seperti apakah mereka sudah mengerti atau belum, apakah ada pertanyaan, atau pernyataan setuju atau tidak setuju terhadap apa yang telah disampaikan tersebut.

v   Mendengarkan membutuhkan waktu, oleh karena proses komunikasi yang dilakukan secara tatap muka sebagaimana seorang pengirim dan penerima pesan secara simultan.

v   Gunakan pengetahuan Anda tentang orang yang berbicara tersebut untuk dapat menarik manfaat yang positif bagi Anda.