Laporan Pertanggung Jawaban Perayaan Paskah Mnajemen USU 2015

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

PERAYAAN PASKAH

HIMPUNAN MAHASISWA MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

 2015

‘Aku telah diselamatkan’

Titus 2 : 9

“Karena kasih Karunia Allah yang menyelamatkan manusia sudah nyata.”

Sabtu - Minggu / 9 – 10  Mei 2015

Tempat      : Retreat Centre GBKP Suka Makmur, Gelora Kasih Sibolangit

HIMPUNAN MAHASISWA MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2015

Kata Pengantar

            Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas anugerah dan kesempatanNya sehingga kegiatan Perayaan Retreat  Paskah Jurusan Manajemen Universitas Utara dapat terlaksana dengan baik.

            Kami juga mengucapkan terima kasih kepada :

1.      Ibu Dr. Elisabet Siahaan , S.E, M.Ec selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberi dukungan dan motivasi.

2.      Pengurus Himpunan Mahasiswa Manajemen atas kesempatan, ide, koordinasi, dan evaluasi yang diberikan.

3.      Orangtua kami, alumni dan donatur yang telah memberi- kan bantuan ide, saran dan materi, serta dukungan penuh sehingga acara ini dapat berjalan dengan baik.

4.      Seluruh Panitia Retreat Perayaan Paskah Manajemen 2015 yang telah bekerja keras, memberikan waktu, ide dan dukungan doa maupun finansial demi berlangsungnya kegiatan ini dengan baik.

5.      Dan kepada seluruh pihak yang turut membantu kegiatan ini yang tidak bisa kami sebut satu per satu.

Mulai dari terbentuk hingga selesainya pelayanan ini, dan tanggung jawab kami sebagai panitia, banyak sudah kendala yang kami hadapi, baik itu yang berasal dari intern panitia sendiri maupun dari luar, akan tetapi berkat Tuhan Yang Maha Kuasa yang memberikan jalanNya melalui kesatuan hati panitia beserta seluruh pihak yang mendukung, sehingga kendala-kendala yang dihadapi dapat teratasi dengan baik.  Laporan pertanggungjawaban ini dibuat sebagai acuan agar kegiatan berikutnya dapat lebih baik dari sekarang.

Demikianlah Laporan Pertanggungjawaban ini kami perbuat. Kami mengakui selama terbentuk hingga sekarang, terdapat banyak kesalahan yang  kami perbuat. Untuk itu kami menyampaikan permintaan maaf kami kepada semua pihak. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Medan,  Mei 2015

Panitia Retreat  Paskah

Manajemen USU 2015

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Gambaran Umum Kegiatan

Paskah adalah suatu  perayaan yang sakral. Melalui Perayaan Paskah kita diingatkan kembali tentang kasih Allah bagi kita yaitu ketika Ia kan anaknya yang tunggal untuk menebus dosa manusia. Yohannes 3 : 16 ( Karena begitu besar Kasih Allah akan dunia ini, sehingga Ia mengaruniakan Anak-Nya yang tunggal, supaya setiap orang yang percaya kepada-Nya tidak binasa, melainkan beroleh hidup yang kekal.

            Suatu perayaan yang baik pada hakikatnya haruslah mampu memberkati setiap peserta maupun jemaat yang hadir dalam ibadah terebut dan semua orang yang terlibat didalam proses pelaksanaannya. Terkhusus kepada Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Manajemen agar hendaknya dapat membawa dan menumbuhkembangkan iman dan pengetahuan yang berlandaskan Kristus.

      Pada Perayaan Retreat Paskah Mahasiswa Manajemen, kami mengambil :

Tema         :    “Aku telah diselamatkan”

Subtema    :    “Karena kasih Karunia Allah yang menyelamatkan manusia sudah nyata.

       (Titus 2 : 9)”

Adapun sasaran dari Perayaan Retreat Paskah Manajemen USU adalah sebagai berikut :

1. Mahasiswa Kristen Manajemen dibukakan tentang pengorbanan dan Kasih Kristus yang telah menyelamatkan manusia
2. Mahasiswa Kristen Manajemen dapat mengaplikasikan cara hidup orang diselamatkan.
3. Mahasiswa saling mengasihi dan memiliki rasa kepedulian antar sesama.

Perayaan Retreat Paskah Manajemen USU dilaksanakan pada :

Hari / Tanggal              :  Sabtu-Minggu/ 9-10 Mei 2015

Pukul                           :  14.00 s/d selesai

Tempat                        :  Retreat Centre GBKP Suka Makmur, Gelora Kasih Sibolangit

Adapun bentuk acaranya adalah Ibadah Paskah yang dilaksanakan 3 x. Ibadah 1 dilakukan ontime dengan penuh hikmat, teduh juga diiringi 2 video yang dapat menggugah hati para peserta mengingatkan betapa besarnya pengorbanan Tuhan Yesus dikayu salib demi untuk menebus kita orang berdosa ini ( Via Dolorosa ) dan Video tentang kasih orangua kepada anaknya yang diumpamakan melalui sebuah pohon. Tidak sedikit peserta yang terlihat meneteskan air mata tanda kesungguhannya ingin berubah lebih baik lagi karena mengingat juga akan semua dosa yang telah diperbuat selama ini. Sasaran Ibadah ini adalah agar setiap peserta menyadari tentang keselamatan yang telah diterimanya asal kita hidup dengan percaya kepada Tuhan.

Ibadah ke 2 dilakukan pada hari Minggu pagi, Dalam ibadah ini, sasaran yang diharapkan adalah agar setiap mahasiswa Kristen Manajemen yang hadir di kebaktian ini dapat mengaplikasikan cara hidup orang diselamatkan.

Ibadah ke 3 merupakan ibadah komitmen yang mana di ibdah ini juga menayangkan sebuah video yang mendukung sasaran ibadah ini, yaitu Mahasiswa Manajemen Kristen yan hadir di kebaktian ini dapat saling mengasihi dan memiliki rasa kepedulian antar sesama.

B. Kendala Umum

Selama dalam kepanitiaan, banyak kendala yang dihadapi seperti kurangnya partisipasi dari beberapa panitia untuk memberi waktu dan pemikirannya untuk benar-benar berkomitmen dalam kepanitiaan. Terlihat dari tingkat kehadiran panitia untuk datang dalam rapat-rapat panitia, aksi dana maupun kegiatan lain yang mendukung persiapan Perayaan Paskah Keluarga besar Manajemen USU. Terkhusus dalam aksi pengumpulan dana juga, panitia masih terlihat kurang terbeban untuk terlibat dalam melakukan aksi pengumpulan dana.

Dalam hal tekhnis, pelaksanaan Retreat Paskah Manajemen USU pada tanggal tersebut diatas dapat dikatakan berjalan lancar. Manajemen Waktu yang juga selalu on time, sampai kepada runtutan acara yang berjalan sesuai dengan konsep. Semua sasaran yang telah dibuat dalam setiap ibadah juga tercapai, terlihat dari kesungguhan peserta dalam mengikuti ibadah dari awal hingga akhir acara. Namun ditengah-tengah berlangsungnya acara, ada sedikit kendala yaitu rusaknya beberapa properti Retreat diakibatkan kurangnya pengendalian diri dalam menggunakan asilitas tempat.

                                                            BAB II

                                                               ISI

I. Nama Kegiatan

“Perayaan Retreat Paskah Keluarga Besar Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.”

II. Tema Dan Subtema

Tema                    :  Aku telah diselamatkan

Subtema               : “Karena kasih Karunia Allah yang menyelamatkan manusia sudah

    nyata.”  ( Titus 2 : 9 )

III. Tujuan

1.    Mengingatkan kembali akan makna Hari Paskah yang sesungguhnya.

2. Meyakinkan bahwa Allah telah memberikan keselamatan bukan karena perbuatan baik tetapi karena Allah begitu mengasihi kita.

3. Mengabarkan berita keselamatan bagi seluruh Mahasiswa khususnya Mahasiswa Manajemen USU.

IV. Sasaran Kegiatan

1.      Mahasiswa Kristen Manajemen dibukakan tentang pengorbanan dan Kasih Kristus yang telah menyelamatkan manusia

2.      Mahasiswa Kristen Manajemen dapat mengaplikasikan cara hidup orang diselamatkan.

3.      Mahasiswa saling mengasihi dan memiliki rasa kepedulian antar sesama.

V. Waktu Dan Tempat

Kegiatan Perayaan Retreat Paskah ini dilaksanakan pada:

Hari / Tanggal : Sabtu - Minggu / 9 – 10  Mei 2015

Tempat            : Retreat Centre GBKP Suka Makmur, Gelora Kasih Sibolangit

Pukul               : 14.00 s/d selesai

VI. METODE KEGIATAN

1. Pembukaan

2. Ibadah

3. Refleksi Diri

4. Sharing Kelompok

5. Saat Teduh bersama

6. Cari Telur Paskah

7. Games

8. Penutup

VII. Pelaksana Kegiatan

Adapun yang menjadi Pelaksana Kegiatan Retreat Paskah ini adalah Panitia Perayaan Paskah Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara tahun 2015 yang beranggotakan 46 orang yang telah terbentuk pada tanggal 24 April 2015. Susunan kepanitiaan dapat dilihat pada Lampiran I.

VIII. Peserta

Peserta dari kegiatan ini adalah Mahasiswa/i Kristen Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

IX. Susunan Panitia Paskah

(Lampiran I)

X. Job Description Dan Kendala Panitia Tiap Seksi

(Lampiran II)

XI. Laporan Pertanggung Jawaban Keuangan

(Lampiran III)

XII. Penutup

Demikianlah laporan pertanggung jawaban ini dibuat. Kami mengucapkan terima kasih kepada Yesus Kristus atas kebesaran Anugerah-Nya sehingga kami dapat menyusun laporan pertanggung jawaban ini dan kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan baik moril maupun materil. Tuhan Yesus memberkati.

I. Lampiran – lampiran

I. LAMPIRAN SUSUNAN PANITIA PASKAH

SUSUNAN PANITIA PASKAH

 KELUARGA BESAR DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2015

Penanggung Jawab     :  Himpunan Mahasiswa Manajemen FE USU

Penasehat Kegiatan     :  Dr. Elisabet Siahaan , S.E, M.Ec.

Pelaksana Kegiatan     :  Panitia Perayaan Paskah Himpunan Mahasiswa Manajemen

Steering Comitee        :  Sinta Maria Tampubolon

BADAN PELAKSANA HARIAN :

Ketua                          :  Ruben Septian Siahaan

Sekretaris                   :  Gita I. F Siburian

Bendahara                 :  Ruth Serepina Sihombing

1.      Seksi Acara

Koordinator   : Samuel Putra Lumbanbatu           (‘12)

Anggota        : Riani Masnapita Sihombing          (’12)   

                         Agatha Maria Nathalia Panjaitan (’12)

                         Putri E. Simannjuntak                  (’12)

                         Netty Desi Margaretha M.           (’12)

                         Freddy Hasiholan Y. Sitorus       (’12)

                         Bryan Dei Gratia Harefa              (’12)

                         Yunita Hutasoit                            (’12)

                         Leni Kezia Ginting                       (’13)

                        

2.      Seksi Doa

Koordinator : Setia Lestari Pane                     (’12)

Anggota       : Juhana Fetrisila Gultom           (’12)

                       Grace Stella pb Sihombing      (’12)

                       Veronika Saragih                     (‘12)            

3.      Seksi Dana

Koordinator  : Eva Hasibuan                                (’12)

Anggota        : Gemala Sophia Sitorus                  (’12)

                        Agatha Putri L. S                          (’12)

                        Veny Agus Citra Butarbutar        (’12)

                        Etha Kenna Tarigan                      (’12)

                        Debby Desi Sitompul                    (’12)

                        Delima Permata Sirait                   (’12)     

                        Frihard Deny Sitinjak                   (’12)

                        David Jonathan                             (’12)

                        Christin Sihombing                       (’12)

                     

4.      Seksi Peralatan, Tempat dan Transportasi

Koordinator  : Irvan Pasaribu                               (’12)

Anggota        : Samuel Gerry Marbun                   (’12)

                        Erikson Siagian                             (’12)

                        Andiko Kudadiri                          (’12)

                        Rio            Fernando Butarbutar               (’13)

                        Irwan Julian                                  (’13)

                      

5. Seksi Konsumsi

Koordinator  : Fretty Rawaty Sitohang                (’12)

Anggota        : Syahputra Ganda Turnip               (’12)

                        Nehemia Desi Hanayati Sianipar (’12)

                        Endang For Sagita Situmorang     (’12)

                        Agnestio Nattaya Sormin             (’13)

                        Lisna Yuni Nadeak                       (’13)

                        Levana Renny Nb                         (’13)       

6. Seksi Publikasi dan Dokumentasi

Koordinator  : Tarida Riani Tampubolon              (’12)

Anggota        : Christy Monica Pakpahan             (’12)

                        Sartika Esteria Siahaan                 (’12)

                        Bintang Melky                              (’12)

                        Bethania Febyoletta Nainggolan  (’12)

                        Margareth Arifin Tambunan         (’12)

                        Ririn Stefani Silitonga                  (’12)

                        Grace Napitulu                              (’13)

LAMPIRAN II

JOB DESCRIPTION DAN KENDALA PANITIA TIAP SEKSI

DI PERAYAAN RETREAT PASKAH MANAJEMEN 2015

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

BADAN PENGURUS HARIAN

Job description:

-          Memilih, menetapkan dan menyusun koordinator dan anggota tiap seksi

-          Bersama-sama dengan seksi acara dan panitia yang lain menetapkan tema kegiatan, tempat dan tanggal pelaksanaan kegiatan

-          Mengkoordinir kinerja seluruh seksi di dalam kepanitiaan

-          Mengundang seluruh panitia untuk menghadiri rapat

-          Sebagai problem solving dalam setiap permasalahan yang timbul

-          Bekerja sama dengan seksi-seksi yang lain untuk menambah perbendaharaan atau kas Panitia Perayaan Natal Manajemen untuk membiayai seluruh kegiatan tersebut.

Job description yang terlaksana:

Hampir semua job descriptions dapat terlaksana dengan baik. Perayaan Paskah Manajemen dapat diselenggarakan dengan baik. Namun terkadang berbagai pertimbangan menyulitkan BPH untuk segera dengan cepat mengambil Keputusan.

Kendala umum:

-          Banyaknya kesibukan panitia di luar menyebabkan sulitnya mendatangkan seluruh panitia dalam setiap rapat maupun kegiatan – kegiatan yang mendukung Persiapan Paskah.

-          Ada job desc seksi-seksi yang  diambil alih oleh BPH

Solusi:

-          Adanya pembagian job desc yang jelas diantara masing-masing seksi

-          Memilih dan mensharingkan panitia dan pelayan acara yang benar-benar mau untuk  berkomitmen.

Saran :

            1. Setiap divisi bertanggung jawab khusus untuk job descnya masing – maisng dan juga melakukan tanggung jawab umum untuk membantu semua divisi dalam persiapan acara.

           

SEKSI ACARA

Job description:

-          Bersama-sama dengan BPH dan seksi-seksi yang lain merancang dan menetapkan tema dan subtema kegiatan.

-          Memilih dan mensharingkan panitia dan pelayan acara yang benar-benar mau untuk  berkomitmen.

-          Mensharingkan pembicara yang akan menyampaikan firman dalam ibadah

-          Mengkordinir seluruh runtutan acara selama kegiatan berlangsung

Job description yang terlaksana:

Hampir semua job descriptions dapat terlaksana dengan baik. Perayaan Paskah Manajemen dapat diselenggarakan dengan baik.

Kendala yang dihadapi:

1. Panitia sulit untuk kumpul lengkap untuk rapat karena kesibukan dan sulitnya menemukan waktu luang

2. peserta paskah sulit dibangunkan

3.peserta sulit diatur saat games dan tidak mengikuti aturan games

4. Sulitnya mencari pelayan acara yang berkomitemen untuk melayani

Solusi:

1.      Buat group BBM khusus divisi acara, agar dapat berdiskusi jarak jauh

2.      Menggunakan system diskualifikasi saat games dan beri hadiah

3.      bawa lebih dari 1 toa, dan masuk ke setiap kamar peserta dengan membunyikan toa sekeras-kerasnya

4.      Seksi Acara juga harus siap menjadi Pelayan Acara

Saran :

1.      Pilihlah seksi acara yang benar-benar terbeban dan bertanggugjawab

2.      Tetap melakukan koordinasi selama acara berlangsung

3.      Pengaturan rundown

4.      Budayakan on time pada setiap sesi ibadah, agar tidak mengganggu keberlangsungan rundown acara.

5.      Ketika jam ibadah telah dimulai dan ada pelayan acara atau peserta yang belum siap, tetap lanjutkan ibadah agar masalah tidak berulang.

SEKSI DOA

Job description:

-          Bersama-sama dengan BPH dan seksi-seksi lain menjadi publikasi yang hidup dalam mengikuti setiap pengisian, jam doa puasa maupun kegiatan lain yang mendukung persiapan setiap program terkhususnya dari divisi doa agar berjalan lancar dan dihadiri oleh semua panitia.

-          Menjadi pendoa syafaat terkhusus untuk kelancaran acara dan agar panitia benar – benar berkomitmen dalam melakukan pelayananya.

Job description yang terlaksana:

Hampir semua job descriptions dapat terlaksana dengan baik. Perayaan Paskah Manajemen dapat diselenggarakan dengan baik

Kendala:

1.      Kesibukan setiap anggota yang menyebabbkan sulit untuk berkumpul dan melakukan rapat internal.

2.      Kurangnya koordinasi setiap seksi dan anggota

3.      Kurangnya keakraban

Solusi:

-          Tidak henti hentinya berdoa agarsekalipun ada hambatan, tidak emngurangi makna berkumpul sekalipun tidak samua anggota dapat menghadiri setiap kegiatan.

SEKSI DANA

Job description:

-          Bersama-sama dengan BPH dan seksi-seksi lain melakukan usaha-usaha keuangan agar tercapainya jumlah dana yang dibutuhkan

Job description yang terlaksana:

Kendala:

Solusi :

SEKSI PERALATAN, TEMPAT DAN TRANSPORTASI

Job description:

-          Penyediaan tempat dan konfirmasi sewaktu GR

-          Penyediaan sound system dan peralatan

Job description yang terlaksana:

            Hampir semua job descriptions dapat terlaksana dengan baik. Perayaan Paskah Manajemen dapat diselenggarakan dengan baik

Kendala:1. Kurangnya keterbebanan beberapa anggot divisi peralatan untuk mengerjakan setiap job description dari divisi PTT.

2. Kurangnya komunikasi antara masing-masing anggota divisi PTT dalam melaksanakan job descriptionnya.

Solusi:

1. Setiap anggota lebih memiliki komitmen yang sungguh-sungguh dalam melayani Tuhan melalui pelaksanaan tanggung jawabnya dalam persiapan dari divisi PTT.

2. Lebih intens dalam melakukan kordinasi maupun komunikasi terkhusus antar anggota dalam suatu divisi.

Saran :

1. Setiap divisi yang berperan dalam acara retreat saling membantu dalam mempersiapkan setiap yang perlu untuk acara retreat tersebut. Job desc yang ada di setiap divisi bukan berarti membuat divisi lain tiak mau peduli dengan tugas divisi yang lainnya.

2. Sebaiknya terlebih dulu menanyakan komitmen setiap orang yang akan disharingkan sebagai panitia.

SEKSI KONSUMSI

Job description:

-          Menyediakan konsumsi untuk rapat panitia dan latihan yang diadakan seksi acara

-          Menyediakan konsumsi pada saat kegiatan berlangsung

Job description yang terlaksana:

Hampir semua job descriptions dapat terlaksana dengan baik. Perayaan Paskah Manajemen dapat diselenggarakan dengan baik

Kendala yang dihadapi:

            1. Rapat Internal Sie Konsumsi hanya 1 x

            2. Konsumsi untuk Latihan dan Pelayan acara tidak terealisasi

            3. Miskomunikasi Jadwal Latihan Gabungan, GR dan JDP

            4. Masalah Konsumsi Api Ungggun dan Anak PTT

            5. Jam Makan selama Retreat di hari H tidak sesuai Rundown yang diketahui

Sie Konsumsi

Solusi:

1. Rapat Internal diantikan degn sharing perorangana antara Co dengan anggota, kedepannya disarankan agara anggota panitia lebih meluangkan waktunya dan kalau bisa mayoritas anggota seksi berasal dari Stambuk/ kelas yang sama.

2. Seharusnya rencana anggran ini tidak boleh dihapuskan  apapun alasannya karena ini sudah menjadi tanggung jawab panitia dan BPH terhadap pelaytan acara. Kalaupun ada hubungan dengan biaya, sebaiknya jumlahnya dikurangi bukan dihapus.

3. Adanya kerjasama ketiga seksi dalam hal penyeuaian kalender kerja jauh – jauh hari sebelum hari H Kegiatan acara.

4. Sebaiknya panitia PTT dan konsumsi jauh – jauh hari harus sudah memastikan kondisi di Lapangan agar tidak ada kesalahan.

5. Rundown acara tidak berubahubah, konsisten seperti awal an kalaupun ada perubahan, harus ada pemberitahuan ke sie konsumsi dan juga ada kerjasama dengan PTT untuk memastikan semua peserta yang tertinggal diruang kamar.

Saran :

            Secara keseluruhan, seluruh rangkaian acara retreat Paskah bagus dans sesuai yag direncanakan. Terimakasih untuk kerjasama seluruh panitia dan BPH, hanya perlu beberapa catatan :

1. Adanya sharing persiapan pra ibadah antara Pembicara dan Sie Acara mengenai susunan acara ibadah.

2. Adanya pengawasan dan kesadaran diri lebih lagi selam acara agar tidak ada kasus “peserta dan panitia “ yang menyelinap keluar area retreat selma acara berlangsung.

3. Target peserta untuk acara selanjutnya elbih banyk lagi

4. Keiatan aksi dana lebih semangat lagi.

SEKSI PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI

Job description:

-          Membuat pengumuman pemberitahuan rapat

-          Mempublikasikan Perayaan Paskah Manajemen

-          Mendokumentasikan setiap kegiatan panitia sampai pada Perayaan Paskah

Kendala:

            1. Panitia Divisi Pudekdok merasa bahwa tanggungjawabnya hanya membuat pengumuman( spanduk, poster, dan selebaran), dokumentasi dandekorasi. Seharusnya tidak hanya sebatas hal itu saja.

Solusi:

1. Saat berkomitmen menjadi panitia, lakukan dengan maksimal.